Automatisierung Finanzbuchhaltung

Was ist Fibu-Automatisierung

Ihre Steuerkanzlei muss immer mehr Leistung für das gleiche Honorar erbringen. Gleichzeitig schrumpft durch die seit Jahren steigende Anzahl der Unternehmensinsolvenzen der Mandantenmarkt kontinuierlich. Viele Mandanten sind über Honorarverhandlungen schnell bei der Hand, den Steuerberater zu wechseln.

Dieser Tendenz kann nur entgegengewirkt werden, indem zunächst die internen Kosten für die Produktion gesenkt werden. Dies kann durch die Automatisierung von Buchungen erreicht werden, die bislang manuell erfasst werden. Automatisierbar sind in der Hauptsache Kassen- und Bankbuchungen sowie Ausgangsrechnung- und Eingangsrechnungs-Buchungen.

siehe auch: Buchhaltung heute und morgen


Mit der Fibu-Optimierungs-Analyse werden zunächst alle Mandanten der Kanzlei auf diese vier Datenströme hin analysiert. Dabei wird festgestellt, wie viele Buchungen bei jedem Mandanten jeweils erfasst wurden. Sofern verfügbar, können anhand der Daten der Leistungserfassung der Zeitbedarf, die Kosten und das Honorar pro Buchungssatz ermittelt werden. Damit liegen Ihnen erstmals aussagefähige Informationen vor, bei welchem Mandanten welche Buchungsbereiche automatisiert werden können/sollten. Damit erreichen Sie

• Sichere Vereinfachung und Automatisierung der Buchhaltung
• Senkung der Kosten und Reduzierung der Bearbeitungszeiten

Mit dem Kontierungs-Handbuch werden für jeden Mandanten die Gegenkontierungen zu diesen vier Buchungsbereichen ermittelt. Damit werden die Grundlagen für eine Automatisierung hergestellt und Stammdaten für Erfassungs-Systeme und Schnittstellen bereitgestellt. Damit gewinnen Sie

• Kontierungs-Sicherheit für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten
• Stammdaten für Excel-Kassenbuch und Excel-Rechnungsein- und -ausgangsbuch
• ggf. Grundlagen für die Kontierung durch ein Banking-Programm oder für die Verbuchung von Ausgangsrechnungen

Fibu-Optimierungs-Analyse

Basis-Programm für die Automatisierung des Rechnungswesens.
Mit der Fibu-Optimierungs-Analyse werden die Buchhaltungen aller oder ausgewählter Mandanten nach Anzahl der Buchungen in den Bereichen Kassen, Banken, Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen durchforstet und in einer Excel-Tabelle aufgelistet. Gleichzeitig werden, wenn verfügbar, aus der Leistungserfassung die für die Buchhaltung benötigten Zeiten, Kosten sowie das erzielte Honorar ermittelt. Auf diese Weise können alle Mandanten ermittelt werden, bei denen aufgrund der Menge des Buchungsstoffes der Einsatz von Zusatzprogrammen (z.B. Banking, Excel-Kassenbuch, Excel-Rechnungsbuch) und / oder Schnittstellen (z.B. Drehscheibe Buchungssätze für die Ausgangsrechnungen) sinnvoll erscheint.

• Ermittlung der Anzahl von automatisierbaren Buchungen (Kassen- und Bankbuchungen sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
• Selbstbucher und ungeeignete Mandanten können ausgeschlossen werden
• Ermittlung des Kosten- und Zeitbedarfs sowie des erzielten Honorars pro Buchungssatz
• bei welchen Mandanten sind Kosten und Zeitbedarf pro Buchungssatz besonders auffällig
• Ermittlung und Bewertung des Einspar-Potenzials in Zeit und Geld
• Erarbeiten einer Strategie zur Umsetzung sowie Unterstützung bei der Umsetzung (Programme, Konverter-Recherche etc.)
• verfügbar für tse:nit / cs:plus / SBS-rewe, DATEV, Addison und SIMBA

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Kontierungs-Handbuch

Erstellen Sie mit dem Programm Kontierungs-Handbuch aus der Erfahrung der Vergangenheit eine Liste der bisher verwendeten Kontierungen von Kassen, Banken, Debitoren und Kreditoren. Das Programm trägt die Informationen aus den Buchhaltungs-Daten eines angegebenen Geschäftsjahres (i.d.R. des Vorjahres) zusammen. Zu jedem Konto und Gegenkonto können individuelle Hinweise, Bemerkungen und Informationen hinterlegt werden. Mit dem Kontierungs-Handbuch können nahezu alle Geschäftsvorfälle Ihrer Mandanten schneller und sicherer kontiert werden.

• Kontierungs-Sicherheit für die Kanzlei und die Mandanten
• Ermittelt aus der Buchhaltung des Vorjahres (Erfahrungswerte)
• Dauerhafte Kontierungs-Sicherheit bei Wechsel des Buchhalters sowie bei Ausscheiden, Krankheit und Urlaub
• Alle für Kassen, Banken, Kunden, Lieferanten vorgekommenen Kontierungen auflisten und kommentieren.
• Stellt Stammdaten für Kassen- und Rechnungsbücher bereit
• verfügbar für tse:nit / cs:plus / SBS-rewe, DATEV, Addison und SIMBA

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Musterauswertung
Handbuch/Dokumentation

Weitere Schritte der Automatisierung

Nachdem mit Hilfe der Fibu-Optimierungs-Analyse ermittelt wurde, bei welchen Mandanten welche Buchhaltungsbereiche sinnvoll zu automatisieren sind, können Erfassungs-Systeme (z.B. Excel-Kassenbuch, Excel-Rechnungsbuch) sowie Schnittstellen für Banking, Fakturierung, Warenwirtschaft etc. eingesetzt werden. Lesen Sie hierzu bitte die Kapital

Erfassungs-Systeme
Schnittstellen

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